Utilizando o Benchmarking como estratégia de TI

Alice – Poderia me dizer, por favor, qual é o caminho para sair daqui?

Gato – Isso depende muito do lugar para onde você quer ir.

Alice – Não me importa muito onde. Gato – Nesse caso, não importa por qual caminho você vá.

Esse diálogo clássico de “Alice no País das Maravilhas” de Lewis Carroll, acontece quando Alice se encontra numa encruzilhada, sem saber ao certo para onde ir. Ele é utilizado usualmente para sintetizar a essência do planejamento.

O benchmarking como processo de gestão também poderia perfeitamente participar deste diálogo, trazendo um novo elemento à dúvida de Alice. Se sequer sei onde estou, como posso saber para onde ir?

Genericamente, o benchmarking pode ser entendido como um sistema contínuo de pesquisa que permite às empresas realizar comparações com outras organizações com relação a seus processos, estruturas, indicadores, tecnologias e ferramentas de gestão, visando identificar as “melhores práticas” e, a partir daí, melhorar seus níveis de serviços e sua competitividade.

No âmbito da Tecnologia da Informação (TI), é comum, por exemplo, encontrarmos empresas e executivos que não sabem como comparar seus gastos, o perfil de suas equipes e o estágio da gestão de seus serviços, entre inúmeros outros balizadores, essenciais à boa condução da área.

Como um Hamlet contemporâneo, o CIO fica preso às dúvidas e sem resposta às pressões orçamentárias. “Será que gasto muito?”. “Será que o meu quadro está reduzido?”.

Os processos de benchmarking despertam a consciência para o mundo exterior. Ao aderir a Grupos de Benchmarking os CIOs passam a contar com um banco de informações referenciadas e, principalmente, com um networking que o ajuda a se posicionar e acabar com as suas principais dúvidas. Empresas como Anglo Gold Ashanti, Carbocloro, Cemig, Cenibra, Gerdau, Samarco, Suzano, Usiminas, V&M e Votorantim, discutem e trocam de maneira explícita, não só Indicadores, mas principalmente seus processos, práticas, estruturas e experiências. Elas discutem entre si, e somente entre si, o quanto se gasta em TI, por exemplo.

Conhecem estruturas, projetos, tecnologias e fornecedores que deram certo, ou não. Basta uma das reuniões do Grupo, um telefonema ou um e-mail. As trocas e o sigilo dentro do grupo são garantidos pelo Código de Conduta da Fundação para o Prêmio Nacional da Qualidade (FPNQ).

O benchmarking cria uma alternativa à maneira tradicional de se estabelecer metas e objetivos, ampliando o foco no ambiente externo e trazendo outros benefícios à gestão e estratégias de negócios que devem ser considerados:

•  Identifica e utiliza as tendências de mercado. Traz novas idéias e facilita a troca de experiências. Aperfeiçoa a gestão por meio do aprendizado contínuo.

•  Subsidia planejamentos, orçamentos e estudos. Demonstra o posicionamento relativo de custos e identificar oportunidades de melhoria.

•  Orienta a empresa no processo de seleção e priorização dos projetos e metas de melhoria e dos recursos a serem alocados.

•  Reduz os riscos de erros na seleção e adoção de ferramentas de gestão e de tecnologia.

•  Reduz a demanda de consultorias e, consequentemente, os custos. •  – Identifica métodos de melhoria da eficiência operacional e do desenvolvimento de projetos.

•  Garante o atendimento a pré-requisito obrigatório do PNQ (Prêmio Nacional da Qualidade).

•  Traz transparência à gestão, atendendo aos preceitos da governança corporativa.

Entretanto, ainda encontramos muitas empresas e CIOs como no tempo do muro de Berlim, que escondem as suas práticas como se fossem segredos ou fórmulas únicas e ficam com a incerteza de Alice quando a alta direção corta drasticamente os seus orçamentos, sem sequer saber o que pratica o seu mercado de referência. Nesses casos, perde a TI e perde a empresa que segue passeando de Lada nas estradas corporativas!

Antonio Luiz Camanho

Diretor-Sócio da Camanho & Consultores